Ситуация, при которой сотрудники опаздывают на несколько часов на работу или же вовсе не приходят, к сожалению, встречается довольно часто.

Законодатель вложил в руку работодателя средство борьбы с такими трудящимися, и наделил его правом уволить за прогул сразу, минуя этапы предупреждения.

О том, что значит прогул в трудовом праве, и какие действия необходимы со стороны организации, чтобы увольнение было законным, рассмотрим ниже.

Понятие прогула в трудовом законодательстве

Прогулом признаётся отсутствие трудящегося на работе весь день или 4 часа непрерывно. При этом не имеет значения, сколько длится смена, если нет уважительных причин для неявки. Соответственно, чтобы стать прогулом, пропуск на работе должен отвечать следующим признакам:

• трудящегося нет на месте весь день или четыре часа без перерыва;
• нет объяснений или они не значимые;
• работодатель оформил пропуск, опираясь на законодательство.

• подтвержден период временной нетрудоспособности;
• сторона трудового договора проходит аттестацию в учебном учреждении, что подтверждено документами;
• работник был вызван в судебные или следственные органы в качестве стороны по делу;
• объективно не зависящие от сотрудника обстоятельства, такие как природные факторы или аварии.

Выше перечислены лишь некоторые причины, которые могут считаться уважительными. Окончательное решение остается за работодателем. Главное условие – это предоставление работником объяснительной и доказательств, подтверждающих факты, указанные в документе.

Не может называться прогулом ситуация, при которой сотрудник не вышел в смену в результате недобросовестного исполнения своих обязательств работодателем, например, невыплата зарплаты работнику в течении минимум 15 дней, ст. 142 ТК РФ . Важно предварительно письменно уведомить организацию о своём намерении, ст. 379 ТК РФ .

Инструкция по увольнению в порядке дисциплинарного взыскания

Дисциплинарным проступком именуется неисполнение или недостаточно хорошее исполнение работником своих обязанностей, которые закреплены за ним договором. Обнаружив проступок, работодатель вправе наложить дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ). При этом важно соблюсти процедуру, иначе работник довольно оспорит данный факт в суде или через обращение в трудовую инспекцию.

Алгоритм наложения взысканий на трудящегося , в соответствии со статьёй 193 ТК РФ , следующий:

1. Выявляется нарушение локальных актов.
2. Оформляется служебная записка. Автор этого документа непосредственный начальник нерадивого трудящегося. В записке должно быть полное описание того, в каких именно действиях выражается нарушение режима. Зафиксировано точное время отсутствия.
3. Составляется акт об отсутствии работника. Законодательство не предусматривает унифицированной формы данного документа, поэтому он составляется в свободной форме. Подписи под ним должны поставить руководитель и свидетели, объективность которых не может вызвать сомнений
4. Должностное лицо запрашивает объяснение от трудящегося. Обязанной стороне даётся пара рабочих дней для того, чтобы рассказать руководителю о причинах пропуска. Если в этот срок предприятию не поступит объяснение – составляется документ об отказе в даче объяснений. Когда причины носят уважительный характер – то о наложении взыскания речи идти не может.
5. Отказ от предоставления объяснений или недостаточно уважительные причины неявки могут стать основанием для того, чтобы организация могла оформить дисциплинарное взыскание в течение месяца с момента совершения проступка, ст. 193 ТК РФ .
6. Конечным шагом становится формирование приказа о применении дисциплинарного взыскания по установленной форме. Определение Верховного суда по делу № 60АПГ-12-7 от 9.11.2012 говорит о том, что в случае применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения, не требуется издание специального приказа.

Прогул является веским основанием для увольнения трудящегося. Соответственно, для применения этого вида дисциплинарного взыскания, важно соблюдать в точности вышеперечисленный алгоритм.

Правила составления акта и обязательные реквизиты

Данный документ необходим для подтверждения отсутствия работника в течение определенного времени. В силу того, что закон не предусматривает специальной формы такой бумаги, он составляется произвольно.

Желательно, чтобы в приказах и положениях организации был утверждён образец . Это сэкономит время. Если форма не утверждена никаким локальным актом, то составляя такой документ, в него необходимо включать:

• наименование бумаги;
• название предприятия, если акт печатается не на фирменном бланке;
• номер документа;
• данные лиц, которые составили документ;
• рассказ об обстоятельствах отсутствия и данные сотрудника, которого нет на рабочем месте;
• время в часах и минутах, когда работник отсутствовал;
• подписи комиссии, которая формируется не менее чем из трех человек, которые видели своими глазами факт отлучки или неявки на рабочее место.
• графа, где отсутствующий работник впоследствии ставит подпись о том, что знаком с содержанием акта.
• по желанию, к акту можно сделать приложение, в виде объяснительной от работника, например.

Данный документ не обязательно должен быть составлен в печатной форме, допустимо написать его от руки, важно лишь соблюсти все правила составления такой бумаги. Так как при отсутствии уважительных причин пропуска, составление акта – первый шаг к наложению дисциплинарного взыскания.

Соответственно, могут последовать трудовые споры в суде, и работодатель должен максимально обезопасить себя и проверить, что действительно есть основания для увольнения или выговора. Бумага составляется в двух экземплярах, один из которых предназначается сотруднику.

Непрерывное отсутствие на рабочем месте более 4 часов или невыход на работу

Прогулом считается ситуация, когда трудящегося нет на месте в период всей смены или 4 часа без перерыва. Зачастую возникают вопросы относительно того, как классифицировать поведение сотрудника, когда последний, например, не был на работе 6 часов подряд, но в этот период включено и время обеда. Будет ли считаться это прогулом?

С одной стороны, обеденный перерыв - это свободный от работы период, и работник волен не присутствовать на работе. С другой стороны, суды, рассматривая иски от работников, принимают позицию работодателя. Иначе, нерадивого работника невозможно будет привлечь к ответственности, особенно при стандартном рабочем дне.

В целях определения понятия прогула, законодательство говорит, что рабочий день не прерывается обедом. Соответственно, время обеда будет вычитаться из времени пропуска, но не прерывает его.

При ситуации самовольного ухода без уважительных причин за 3 часа до перерыва и возвращении через три часа после обеда, будет считаться отсутствие в течение шести часов непрерывно, а не семи.

Дополнительно стоит отметить, что если работника нет на работе, предположим, в течение трёх часов, при этом продолжительность всей его смены в этот день составляет три часа – то такое поведение будет считаться прогулом. И за это проступок можно уволить работника.

Увольнение - это право работодателя, а не обязанность.

Кратковременные отлучки в течение дня (суммарный учет)

С непрерывным отсутствием ситуация более понятная, но как поступать если сотрудник оставляет своё место на полчаса, и при этом несколько раз за день. Закон не отождествляет такие отлучки с прогулом, соответственно расстаться с сотрудником без его инициативы будет невозможно. Но за каждый подобный «перекур» у предприятия есть право наложить дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора. Если у работника уже есть в активе хотя бы одно из них, вынесенное не более года назад, то к сотруднику можно применить и увольнение по ст. 81 ТК РФ .

Также, работодатель не вправе суммировать время отсутствия сотрудника за несколько дней, завершение рабочего дня раньше положенного или утренние/вечерние в целях определения прогула и увольнения.

Кто составляет и подписывает акт

Акт об отсутствии на рабочем месте может быть составлен:

• начальником сотрудника в присутствии свидетелей;
• руководителем организации совместно с комиссией.

Вне зависимости оттого, кто является автором данного документа, последний должен быть подписан самим руководителем, несколькими свидетелями, которые своими глазами видели, что работника нет на месте, а также самим сотрудником, если он все-таки появился на работе.

Дальнейшие действия работодателя

Если работник отсутствует длительное время, это создаёт определённые сложности для работодателя, так как уволить его до объяснения причин пропуска невозможно. Зачастую, дело осложняется ещё и тем, что сотрудник не выходит на связь и отсутствует по своему месту жительства. Предприятие оказывается в непростой ситуации, ведь и искать нового сотрудника нельзя, и уволить нерадивого рискованно.

В этом случае рекомендуется выждать хотя бы несколько дней, а в это время продолжать разыскивать сотрудника. Можно пойти к нему домой. Если такая ситуация с исчезновением затянулась, чтобы обезопасить себя, необходимо заказным письмом с уведомлением.

Отправить его нужно на последний известный адрес. К письму прикладывают уведомление об отсутствии на рабочем месте и напоминание о необходимости явиться для дачи объяснений по этому вопросу. Документ составляется в свободной форме. Важно указать:

• дату;
• требование явиться для дачи объяснений;
• срок, в течение которого сотрудник должен дать ответ (не менее двух дней).

Выждав установленный срок, и одновременно составив акт об отсутствии, можно приступать к изданию приказа о наложении дисциплинарного наказание в виде увольнения. Если трудящийся не приходит за документами, работодатель может направить их ценным письмом с описью вложения только при наличии письменного согласия уволенного.

Если такого распоряжения бывший сотрудник не оставил, то личное дело и его трудовую нужно сдать в архив, предварительно известив об этом самого работника путем направления заказного почтового отправления.

Объяснение причин

Разные причины прогула будут иметь различные последствия. В трудовом праве нет закрытого перечня того, что можно считать уважительными, а что нет. Судебная практика сходится во мнении, что к объективным причинам относятся:

• болезнь работника или ребёнка, подтверждённая справкой;
• арест;
• выполнение государственных обязанностей;
• коммунальные аварии;
• сдача донором крови и её компонентов;
• уход в отпуск, если он был предусмотрен графиком отпусков;
• задержка рейса и прочее.

Насколько уважительной является причина пропуска, будет решать работодатель, а если дело дойдёт до суда или трудовой комиссии, то эти органы.

Предоставление веских доказательств уважительности пропуска – забота сотрудника, иначе такое отсутствие признаётся прогулом. А согласно со статьей 81 ТК РФ совершение прогула — железобетонное основание для расторжения трудовых отношений без учета желания наемного лица.

Что делать, если прогул совершила беременная?

Современное законодательство стоит на страже семьи и детей, соответственно, права беременной сотрудницы тщательно охраняются. Поэтому уволить такую женщину становится практически невозможно. Если для любой другой категории, прогул - это основание для немедленного расчета, то для вышеперечисленной категории у работодателя есть право применения взыскания исключительно в виде выговора или замечания. Многие беременные могут начать злоупотреблять своими гарантиями, но руки у нанимателя связаны.

Уволить работающую будущую маму за прогул нельзя.

Законодательство (п.1 ст.261 ТК РФ) допускает увольнение беременной сотрудницы лишь в нескольких ситуациях:

• предприятие прекращает свою работу окончательно;
• у женщины был заключён срочный договор на время отсутствия другого работника.

О том, что делать нанимателю, если сотрудник так и не явился на работу, расскажет видеоролик.

Присутствие на рабочем месте — святая обязанность гражданина, связавшего себя узами Трудового Кодекса с организацией. Однако не все наемные кадры следуют этому правилу и добросовестно исполняют свои обязанности. Чтобы применить к нарушителю нормы дисциплинарного характера, необходимо составить «Акт об отсутствии на рабочем месте». Как это сделать, узнаете в статье.

В каких случаях необходимо составлять акт

Поводом для составления «Акта об отсутствии на рабочем месте» является, исходя из названия документа, факт неявки сотрудника . В соответствие со статьей 81 Трудового Кодекса, максимальное время, в течение которого работник может отсутствовать, составляет 3 часа 59 минут . За прогул, свыше указанного, на основании п. «а» ст. 81 ТК РФ, работодатель имеет право привлечь нерадивый кадр к ответственности и даже уволить.

Стоит обратить внимание, что, если смена длится меньше 4-х часов и должностное лицо не явилось на неё для исполнения своих обязанностей, нормы статьи 81 на данный случай также распространяются.

Чтобы доказать факт неисполнения наёмным работником обязанностей, необходимо составить «Акт». Безусловно, причиной отсутствия может быть повод, расцениваемый законодательством как уважительный. Но до выяснения причин неявки, юристы рекомендуют зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте .

Порядок действий при оформлении документа

В первую очередь необходимо выяснить, действительно ли работник отсутствует по неуважительной причине. Для этого необходимо связаться с ним по имеющимся контактным данным. В век интернета сделать это можно и с помощью социальных сетей. Если сотрудник вышел на связь, изложил причину прогула, и вам она показалась уважительной — вы имеете полное право не составлять «Акт». Безусловно, если подобный случай произошёл впервые или подопечный стоит на хорошем счету и портить его «Послужную книжку» порочащей записью вам не хочется. Во всех иных случаях юристы настоятельно рекомендуют зафиксировать факт невыхода на работу документально.

Обязательное условие, при оформлении акта — отразить факт отсутствия и в графике. Для этого используется код «НН». Если при расследовании «неявки по невыясненным причинам» было установлено, что она не является уважительной, код меняется на «ПР» . Изменять код можно на основании документов, предоставленных сотрудником. Если причиной невыхода стала болезнь, и он подтвердит это документально, код изменится на «Б».

Если связаться с работником не получилось, либо причина его отсутствия показалась вам неуважительной, необходимо составить документ, фиксирующий неисполнение служебных обязанностей. Для этого следует пригласить не менее двух свидетелей и в их присутствии зафиксировать факт.

После того, как акт был составлен, не забудьте предоставить его для ознакомления работнику, в отношении которого он был составлен. Если безответственный сотрудник так и не появится в стенах организации, следует отправить документ по почте.

Основной причиной восстановления сотрудника на работу по решению суда очень часто является факт его не ознакомления с документом.

Если работник не выходит несколько дней подряд, чтобы обезопасить себя, выполняйте указанную последовательность действий ежедневно: попробуйте связаться с сотрудником, отметьте факт его отсутствия в графике, в присутствии свидетелей составьте «Акт».

Оформить «Акт» вы можете и постфактум. Однако стоит учесть, что срок давности по привлечению не вышедшего на работу сотрудника к ответственности составляет от 1-го до 6-ти месяцев .

Правила составления (инструкция)

Документ составляется в присутствии не менее 2-х свидетелей. Без подписей «понятых», он будет считаться недействительным.

Требования к содержанию бланка общие. Шапка документа выглядит следующим образом:

1. В правом вернём углу, указывается наименование организации-нанимателя.
2. Далее, посередине листа, пишется название документа «АКТ».
3. Чуть ниже, слева, указываются: дата и время, номер документа, а также населенный пункт, в котором он был составлен.

• В первую очередь, должность и полное имя инициатора составления акта — руководителя организации.
• Информация о свидетелях — должности и личные данные.
• Затем излагается информация о нарушителе норм Трудового кодекса — должность, полное имя.

Если документ составляется в присутствии работника, необходимо в нем изложить его объяснение о причине неявки в назначенное время . Либо, указать какие меры были приняты , чтобы выяснить местонахождение сотрудника. Вполне возможно, что сделать это самостоятельно он не может по вполне объективным причинам — состояние здоровья, ЧП/ЧС и другие обстоятельства непреодолимой силы.

Ниже проставляются подписи всех, кто участвовал в составлении акта. А также самого работника, в отношении которого документ был разработан.

Довести до сведения лица, нарушившего нормы Трудового Кодекса, факт составления «Акта об отсутствии на рабочем месте» — очень важно!

Если работник отказался подписывать документ, следует зафиксировать и это. Желательно подробно описать причины и получить от сотрудника письменное объяснение.

Как использовать его в дальнейшем

Законодательство не обязывает работодателя составлять «Акт об отсутствии на рабочем месте» по факту каждого прогула. Это мера призвана не зафиксировать подобные случаи, а привлечь сотрудника к ответственности . Документ пригодится вам, если вы решили попрощаться с работником из-за неуважительного отношения к трудовым нормам, или стимулировать его рублём, для исключения фактов новых прогулов.

Также «Акт» станет вашим помощником на суде. Он будет первым документом, который потребует инстанция, чтобы доказать правомерность увольнения или наказания работника. А в случае, если он составлен ненадлежащим образом, или сотрудник с ним не был ознакомлен, послужит причиной для признания ваших действий незаконными.

Если работник отсутствует на рабочем месте, и при этом связаться с ним не удается, необходимо составить акт об отсутствии. О том, как правильно оформить этот документ, его готовый пример заполнения и порядок действий в таких нестандартных ситуациях – расскажем прямо сейчас.

Среди нарушений трудовой дисциплины прогул является одним из наиболее грубых. При этом в законодательстве содержатся конкретные критерии определения этого понятия. Все они связаны со случаями отсутствия без уважительной причины, в том числе:

• на протяжении всего дня (смены);
• от 4 часов;
• преждевременного прекращения работы и уход с рабочего места;
• самовольное применение отгулов (в том числе за счет имеющихся переработок), без согласования с руководством.

Отсылки на правовые нормы ТК представлены на схеме ниже.

Наряду с составлением акта работодатель вправе применить к работнику меры ответственности, вплоть до увольнения:

1. Замечание устное и/или письменное.
2. Письменный выговор.
3. Увольнение возможно применить в тех случаях, когда сотрудника не было на работе от 4 часов и более. Подробнее о порядке увольнения в таких случаях .

Работодатель имеет право на выбор любой меры по своему усмотрению. То есть проходить всю эту последовательность необязательно – в случае отсутствия более 4 часов по неуважительным причинам можно сразу поставить вопрос об увольнении.

Что не относится к прогулу

Важно также иметь в виду, что законодательство гарантирует определенные права сотрудника, в том числе и право отсутствия на работе в связи с уважительными причинами, которые не считаются прогулом:

1. Временная нетрудоспособность (по болезни).
2. Декретный отпуск.
3. Отсутствие в связи со сдачей сессии, зашитой диплома (для этого предварительно оформляется ученический отпуск в предусмотренном порядке).
4. Обязательная явка в суд или в любые правоохранительные структуры (в принудительном порядке).
5. Обстоятельства форс-мажорного характера, на которые сотрудник объективно не мог повлиять: стихийные бедствия, разбойные нападения, экстренная ситуация с близким родственником, пожар и др.

Образец и пример 2018 г.

Строгой формы акта не утверждено, поэтому для подтверждения об отсутствии работника на его рабочем месте каждая компания вправе использовать собственный вариант. Обычно документ оформляется на стандартном листе А4, и в нем содержатся такие сведения:

1. Дата составления прописывается, как правило, в левом верхнем углу, а номер – с правой стороны на одном уровне. Нумерация ставится произвольная – обычно сквозная (для аналогичных документов) в течение года.
2. Дале следует прописать название документа – т.е. акт об отсутствии работника на рабочем месте.
3. Затем констатируют собственно отсутствие гражданина: от первого лица представитель комиссии указывает свою должность и ФИО и устанавливает факт неявки.
4. Далее нужно прописать, какой именно работник не пришел – фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер (при наличии).
5. Еще раз прописывается дата неявки и точное время: например, с 09:00 до 15:55. С другой стороны, достаточно зафиксировать просто тот факт, что работника не было в течение 4 часов подряд, например, написать с 14:00 до 18:00 (это обычные случаи, когда он не вернулся с обеда).
6. Далее можно указать, что отсутствие не было связано с уважительными причинами, если подобный факт действительно был выяснен (например, сотрудник вообще отказывается пояснять свое отсутствие).
7. Прописывается состав комиссии, зафиксировавший факт неявки: указывают ФИО, должность, ставят подпись.
8. В самом конце документа работник, который отсутствовал, должен поставить подпись, что он ознакомился с актом об этом событии (подпись ставится вместе с расшифровкой – фамилия, инициалы).

За основу можно взять следующий бланк:

А в качестве готового примера документа использовать образец, приведенный ниже:

Порядок составления: пошаговая инструкция

Тщательное соблюдение процедуры фиксирования прогула – очень важная задача для работодателя, поскольку в противном случае прогульщик может обратиться в суд и даже восстановиться работе. Причем суд может принять его сторону в том числе и потому, что работодатель не выполнил все обязательства по трудовому законодательству и поторопился обвинить своего работника в прогуле.

Основная задача руководства компании – убедиться в том, что причина отсутствия точно не относится к уважительным . Здесь действует логика по типу «от обратного»: гражданин сам обязан предоставить все документы, которые подтверждают уважительные обстоятельства его невыхода на работу. Если же таких документов нет, сотрудник отказывается дать письменную объяснительную или приводит в ней явно неуважительные причины (проспал, был не в настроении и т.п.), то у работодателя есть законные основания для увольнения за прогул.

Таким образом, чтобы избежать ненужных рисков, руководство обязано организовать выполнение сразу нескольких задач:

1. Письменное фиксирование факта отсутствия на его рабочем месте путем составления акта об этом событии.
2. Получение письменных объяснений сотрудника о причинах его неявки.
3. Фиксирование факта отказа гражданина пояснить причину неявки в письменном виде.

Последовательность действий в общем случае выглядит так:

1. Сотрудники обнаруживают, что коллега до сих пор не появлялся на работе и незамедлительно ставят начальство в известность.
2. Непосредственный руководитель, которому подчиняется сотрудник (прораб, начальник отдела, менеджер подразделения, директор филиала, бригадир и т.п.) пытается выйти на связь с сотрудником всеми доступными средствами по своему желанию – т.е. работодатель не обязан пытаться сделать это.
3. Фиксируется время начала отсутствия, а по истечении 4 часов обязательно составляется акт, который подписывается как минимум 2 (лучше 3) свидетелями – коллегами этого сотрудника. Желательно выбрать коллег из других отделов, поскольку в этом случае вероятность личных симпатий, антипатий, возможных конфликтов в будущем минимальна.
4. После этого если сотрудник появляется на работе, работодатель требует письменных объяснений и предоставления доказательств того, что причины неявки действительно уважительные. На написание объяснительной (ее форма свободная) у работника есть 2 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за днем появления на работе.
5. Также от работника нужно потребовать незамедлительно подписать составленный ранее акт.
6. Если он отказывается выполнять любое из этих действий, работодатель ничем не рискует – важно зафиксировать эти факты в соответствующих актах. Их форма и порядок составления аналогичны тем, что был рассмотрен выше. Документы также подписываются 2-3 свидетелями.
7. В случае неуважительных причин неявки работодатель вправе уволить сотрудника без отработки.

Возможность обжалования и аннулирования

На самом деле документ просто фиксирует факт, но не дает описания причин. Если же впоследствии выяснится, что на самом деле гражданин не дошел до работы по уважительным причинам, то акт автоматически аннулируется.

Это возможно в двух случаях:

1. Когда работник предъявляет соответствующие документы, доказывающие уважительность причины неявки на работу:

• больничный лист;
• справка из органов полиции;
• справка из суда;
• свидетельские показания;
• прочие доказательства.

1. Когда акт был составлен некорректно – в основном это касается случаев, если нет подтверждения неявки со стороны свидетелей. Таким образом, документ без подписей свидетелей является недействительным.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если работник настаивает на признании акта недействительным, работодатель может, но не обязан прислушиваться к его доводам. Поэтому в спорных случаях гражданин имеет право обратиться в трудовую инспекцию или же сразу в судебный орган для проведения разбирательства и компенсации возможного вреда.

Когда составлять акт об отсутствии работника на рабочем месте

Каждый работник должен соблюдать дисциплину труда, в частности, придерживаться установленного в организации режима работы. Любое опоздание, прогул или досрочный уход с рабочего места расценивают как дисциплинарное нарушение. За это сотруднику можно сделать замечание, объявить выговор, а если нарушение грубое или далеко не первое - издать приказ об увольнении (п. 5,6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Нельзя любое отсутствие сотрудника на рабочем месте расценивать как прогул и сразу готовить документы на увольнение, даже если он уже успел зарекомендовать себя с отрицательной стороны. Предвзятое отношение может дорого обойтись работодателю, если суд признает увольнение неправомерным. Вначале разберитесь в ситуации. Примите меры по розыску работника, задокументируйте каждый день и час его отсутствия, а когда появится - запросите объяснительную записку. Как поступить, если , читайте в журнале «Кадровое дело».

Для того, чтобы документально подтвердить факт нарушения, допущенного работником, составьте акт об отсутствии на рабочем месте .

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте с комментариями эксперта

Скачать образец

Если прогул однодневный, акт составляют однократно (по истечении четырех часов с момента, когда сотрудник должен был приступить к работе). В случае многодневного прогула рекомендуем составлять новый акт за каждый день отсутствия сотрудника. На практике периодичность составления актов, как правило, увеличивается наравне с продолжительностью прогула. Например, если прогул длится две недели и более, можно документировать его еженедельно, а если несколько месяцев - ежемесячно.

Обязательно отражайте факт отсутствия сотрудника в табеле учета рабочего времени и подкрепляйте все оформленные акты служебными или докладными записками. В них непосредственных начальник прогульщика сообщает, что подчиненный не вышел на работу, и перечисляет меры, предпринятые для прояснения ситуации: звонки домой, служебные проверки, письма с просьбой объяснить причины отсутствия.

Как выглядит образец акта отсутствия работника на рабочем месте

Унифицированной формы документа нет. Оформляя акт о прогуле (отсутствии на рабочем месте), придерживайтесь требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Название организации-работодателя отражайте в соответствии с учредительными документами, обязательно указывайте регистрационный номер акта, а еще - дату и точное время его составления. Поскольку речь идет о прогуле - грубом нарушении дисциплины, за которое сотрудника могут уволить, - важны все детали. Так выглядит правильно оформленная «шапка»:

Обязательно приводите сведения о лицах, оформивших акт об отсутствии на рабочем месте: образец должен содержать фамилии, инициалы и наименования должностей всех сотрудников, заверивших документ в качестве свидетелей, и составителя. Как правило, эту функцию поручают непосредственному руководителю прогульщика, например, бригадиру, мастеру, начальнику цеха или отдела.

Ниже впишите данные об отсутствующем работнике, конкретизируйте место его работы, укажите текущую дату и точное время.

Типовая форма акта отсутствия работника на рабочем месте предусматривает отдельное поле для объяснения причины, по которой нарушитель дисциплины не смог вовремя появиться на работе. Объяснения даются в свободном изложении. Выделите как минимум два рабочих дня, чтобы работник смог описать все обстоятельства своего отсутствия. Кроме того, такой срок на представление объяснений предусмотрен ч.1 ст.193 ТК РФ.

Нижняя часть бланка отводится под заверку. Здесь должны расписаться:

1. Составитель акта.
2. Сотрудник, отсутствовавший на работе в рабочее время.
3. Свидетели, подтверждающие содержание акта.

Составление акта отсутствия на рабочем месте: пошаговая инструкция

1. Определите, как долго сотрудника нет на рабочем месте

Согласно действующему законодательству, прогулом признают отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение одного рабочего дня или смены (либо в течение всей смены, длящейся менее 4 часов). Если ситуация попадает под вышеуказанные критерии, смело составляйте письменный акт.

1. Найдите как минимум двоих свидетелей

1. Составьте акт в свободной форме

Используйте готовый образец. Уделите максимум внимания деталям, напишите, сколько часов и минут сотрудника не было на рабочем месте, и где конкретно оно находится: укажите название цеха, отдела, кабинета и т.д.

1. Дайте сотруднику шанс объясниться

Прогулом считают только отсутствие на работе без уважительных причин. Если работник попал в дорожно-транспортное происшествие, внезапно почувствовал себя плохо по пути на работу и других обстоятельств, на которые не мог повлиять, уволить его как прогульщика (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) нельзя. Поэтому дождитесь и включите их в акт об отсутствии на рабочем месте (бланк можно дополнить подтверждающим документом - справкой, больничным листом и т.д.).

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

1. Заверьте документ в стандартном порядке

Чтобы в процессе инспекторской проверки или судебного заседания не признали недействительным акт отсутствия работника на рабочем месте, бланк следует заверить личными подписями составителя и свидетелей. Как только прогульщик появится на работе, передайте ему оформленный акт для дачи объяснений и ознакомления под подпись. Если сотрудник отказывается подписывать документ, обязательно составьте об этом отдельный акт.

★ У сотрудника есть два полных рабочих дня, чтобы объяснить причины своего отсутствия. И только по истечении этого срока, установленного статьей 193 ТК РФ, но не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, в данном случае - прогула, применяется дисциплинарное взыскание. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, .

Прежде чем уволить прогульщика, убедитесь, что факт прогула подтвержден документально. За каждый день, а при длительном прогуле - за каждую неделю отсутствия сотрудника на работе оформляйте соответствующий акт в присутствии свидетелей.

Документ составляют в произвольной форме и заверяют подписями всех причастных лиц.

Для того чтобы применить к сотруднику дисциплинарное взыскание за систематические опоздания или прогул, необходимо тщательно задокументировать факт совершения проступка, а затем соблюсти процедуру привлечения проштрафившегося работника к ответственности за нарушение трудового распорядка. Первым этапом становится составление акта об отсутствии работника на рабочем месте.

Процедура составления акта об отсутствии работника

Когда выявляется факт безосновательного , его необходимо зафиксировать. Для этого составляют акт об отсутствии работника. Сделать это можно в течение месяца с момента выявления дисциплинарного проступка (ТК РФ, ст. 193).

Составить документ, фиксирующий нарушение трудового распорядка необходимо как можно быстрее.

Лучше всего сделать это в тот же день, когда работник опоздал на работу или прогулял ее.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте фиксирует факт опоздания на работу, а при неявке в срок более 4 часов или на всю рабочую смену (если она меньше 4 часов), и факт прогула. Составить документ могут:

• непосредственный начальник проштрафившегося сотрудника;
• работник или руководитель кадрового подразделения компании;
• руководитель или собственник предприятия.

Кроме того, необходимо привлечь к фиксации нарушения как минимум еще двух работников компании в качестве свидетелей отсутствия работника, на которого составляют акт.

После появления на рабочем месте с сотрудника требуют предоставления объяснений о причинах отсутствия. Свои пояснения работник может дать в виде записи в акт или составления служебной (докладной) записки. Также он может предоставить документы, подтверждающие уважительность причины, по которой его не было на работе. Их необходимо оформить в качестве приложений к акту об отсутствии работника.

Если сотрудник, прогулявший работу, отказывается от пояснений, то запись об этом делают в акте и подтверждают подписями работников, которые фиксировали нарушение.

В случае, когда сотрудник пропускает работу без объяснения причин в течение нескольких дней, то можно составить как один акт, так и несколько документов, на каждый из случаев прогула.

При длительном прогуле необходимо фиксировать факты отсутствия сотрудника несколько раз.

Это связано с тем, что на документальное оформление дисциплинарного нарушения дается месяц. Если составить один акт на отсутствие работника в течение, например, полутора месяцев, то будет пропущен срок наложения взыскания за первые дни прогула. Такая ситуация может в дальнейшем повлечь за собой судебное разбирательство, с отменой дисциплинарного взыскания.

Поэтому лучше составлять акты об отсутствии работника на рабочем месте в течение нескольких дней, например, раз в неделю.

Правильно оформленный акт отдается на рассмотрение руководителю компании. Он решает считать ли причину отсутствия сотрудника уважительной или применить меры дисциплинарной ответственности, вплоть до проштрафившегося работника.

Причины отсутствия, которые признаются уважительными

Во-первых, установленные в трудовом законодательстве . Это может быть внезапная болезнь или травма, отпуск сотрудника.

Сюда же можно отнести и случаи, когда вины работника в прогуле нет. Например, задержка зарплаты или иных выплат после уведомления руководства компании соответствующим образом дают работнику право на отказ от выполнения служебных обязанностей и возможность не присутствовать на рабочем месте.

Во-вторых, в могут быть указаны и другие причины для отсутствия работников, которые признаются уважительными. Например, необходимость ухода за заболевшим родственником, памятные события в жизни сотрудников, отгулы за выполнение различных поручений начальства после окончания рабочего дня или в выходные и т. д.

В-третьих, руководитель может самостоятельно принять решение, о том, чтобы считать конкретную причину отсутствия работника уважительной. Это в первую очередь касается различных чрезвычайных обстоятельств — аварии, поломки техники, пробки на дорогах и т. д.

Если у работника есть официальный документ, подтверждающий его местонахождение вне работы, то такая причина признается уважительной.

Например, повестка на судебное заседание, где сотрудник должен присутствовать в роли одной из сторон процесса, свидетеля, эксперта и т.д. Или протокол о ДТП, в котором пострадал автомобиль работника.

Содержание акта об отсутствии работника

Этот документ составляется в произвольной форме. Его оформляют в соответствии с принятой на предприятии практикой кадрового документооборота. Можно использовать фирменные бланки или распечатать на обычном листе формата А4.

Составляют акт в двух экземплярах, один из которых будет находиться в личном деле работника, совершившего дисциплинарный поступок. Второй вручают сотруднику, на которого он оформлен.

В акте указывают:

При описании инцидента нужно указать, когда было выявлено отсутствие работника и сколько времени оно длилось.

На дачу пояснений обычно отводится два рабочих дня, однако, по согласованию с руководством этот срок может быть продлен. Об этом также делают запись в акте.

Например, сотрудник на словах пояснил, что опоздал из отпуска из-за задержки при пересечении границы. Для того чтобы подтвердить это, ему необходимо обратиться в турфирму, которая организовывала поездку, а она находится в другом городе, и съездить за справкой он сможет только в выходной день.

В таком случае, руководитель может распорядиться о продлении срока на оформление пояснений до получения подтверждающего документа. В акте делают запись: «по согласованию с руководителем предприятия срок оформления докладной записки и причинах прогула продлен на шесть дней».

Примеры акта об отсутствии на рабочем месте

1. Место составления: ЗАО «Межрайбум», г. Сыктывкар

Дата и время составления: 15.06.2018, 14-12

Менеджера отдела перевозок Воровайкина П. Р.

Я, директор, департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г., в присутствии начальника отдела перевозок Итогоновой Ж. Д. и специалиста службы безопасности Подозрейкина А. С., составил настоящий акт, который фиксирует следующие обстоятельства.

14.06.2018 менеджер отдела перевозок Воровайкин П. Р. не явился на рабочее место к началу рабочего дня, который в соответствии с установленным режимом работы начинается в 9-00 и заканчивается в 18-00. На рабочем месте Воровайкин П. Р. появился только 15.06.2018.

От пояснения причин своего отсутствия в течение рабочего дня либо предоставления документов, подтверждающих обстоятельства неявки на работу Воровайкин П. Р. отказывается.

Акт составлен в двух экземплярах. Место хранения первого экземпляра — департамент по работе с персоналом.

Второй экземпляр вручен менеджеру отдела перевозок Воровайкину П. Р.

Подписи: директор департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г.

Начальник отдела перевозок Итогонова Ж. Д.

Специалист службы безопасности Подозрейкин А. С.

1. Место составления: г. Минусинск, ООО «Грин-З»

Дата и время составления: 21.05.2018, 17-15

Акт об отсутствии на рабочем месте

Мною, начальником отдела контроля качества, Мраковым Н. С. составлен акт об отсутствии на рабочем месте контролера ОТК Купавкина Д. М. При составлении акта, присутствовали: контролер ОТК Мирный П. З. и швея 3 разряда Макарова В. С.

Обстоятельства, фиксируемые в акте:

С 8-00 16.05.2018 по настоящий момент контролер ОТК Купавкин Д. М. отсутствует на рабочем месте. На связь со мной и другими сотрудниками не выходил, пояснения причин отсутствия не давал. Вместе с тем, со слов жены Купавкина Д. М. стало известно, что вечером 15.05.2018 Купавкин Д. М. был задержан нарядом полиции, за нахождение в нетрезвом виде в общественном месте. При задержании на него был составлен протокол о совершении хулиганских действий и применен административный арест на 15 суток.

В беседе с контролером Шинко А. В., жена Купавкина Д. М. пообещала предоставить копию документов о местонахождении Купавкина Д. М. в ближайшее время.

Акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе кадров.

Второй экземпляр до вручения контролеру ОТК Купавкину Д. М. хранится у начальника отдела контроля качества Мракова Н. С.

Подписи: начальник ОТК Мраков Н. С.

Контролер ОТК Мирный П. З.

Швея 3 разряда Макарова В. С.

Свой экземпляр акта получил и с его содержанием ознакомлен Купавкин Д. М. (запись учиняется после появления на рабочем месте и передачи акта)

1. Место составления: ОДО «Простоф», г. Краснодар

Дата и время составления: 18.05.2018 10-14

Акт об отсутствии на рабочем месте

Мною, начальником службы охраны ОДО «Простоф», Притиркиным Р. О., составлен акт об отсутствии на рабочем месте охранника Привалко В. С. При составлении акта, присутствовали охранник Медведев П. Р. и уборщица Винокрадова А. П.

Охранник Привалко В. С. отсутствовал на рабочем месте с 8-30 до 9-15 18.05.2018. Причину опоздания он пояснил в примечании к настоящему акту.

Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр направлен для рассмотрения руководителю ОДО «Простоф», второй вручен охраннику Привалко В. С.

Подписи: начальник службы охраны Притиркин П. О.

Охранник Медведев П. Р.

Уборщица Винокрадова А. П.

С актом ознакомлен, свой экземпляр получил Привалко В. С.

Свое отсутствие на рабочем месте в течение 45 минут с момента начала смены, подтверждаю и поясняю дорожно-транспортным происшествием с моим автомобилем по дороге на работу. Копию протокола о ДТП, составленного сотрудником полиции, прилагаю к настоящему акту. Охранник Привалко В. С.

1. Место составления: НПО «Квази», г. Москва

Дата и время составления: 18.06.2018, 8-15

Акт об отсутствии на рабочем месте продавца Нефедова К. М.

Составлен: директором магазина Прикуровым Л. Ч. в присутствии продавца Марусевой Д. Э. и кассира Феоладова А. П.

Акт о нижеследующем нарушении:

17.06.2018 продавец Нефедов К. М. отсутствовал на рабочем месте в течение всей смены с 12-00 до 15.30. О причинах отсутствия уведомил меня Прикурова Л. Ч. сегодня 18.06.2018 начале смены. Основания для отсутствия, считаю недостаточно уважительными. Пояснительную записку продавец Нефедов должен предоставить не позднее 20.06.2018.